Susirinkimų anatomija

Mintys, jei nori efektyvaus susirinkimo/posėdžio:

 

  • Pagalvok, ar reikia periodinių susirinkimų (savaitinių, mėnesio, ketvirčio rezultatų aptarimų ir.pan.). Jei nėra problemų ir uždavinių, informacija padalinti galima ir be susirinkimo;
  • Įrenk susirinkimo patalpą: su projektoriumi, lenta, sieniniu laikrodžiu, geru vėdinimu. Jei niekaip neišmokstate organizuoti efektyvaus susirinkimo darbo – išneškite kėdes.
  • Sudaryk susirinkimo planą su laiko limitais kiekvienam klausimui ir prieš susirinkimą išsiuntinėk dalyviams. Neleisk jo pažeisti. Jei reikia – geriau organizuok atskirą pasitarimą.
  • Išvaryk iš susirinkimo žiovaujančius, tuščiakalbius ir savo sugebėjimus reklamuojančius dalyvius.
  • Siek susirinkimo mažiausios trukmės rekordo;
  • Mažink dalyvių skaičių: kviesk tik tuos, kurie turi sprendžiamąją teisę ir vykdytojus. Geriausias skaičius – 5. Jei taip neišeina, gal geriau daryti atskirus susirinkimus?
  • Neaptarinėkite susirinkimuose „puokštės“ ataskaitų, išvadų: su medžiaga reikia susipažinti iš anksto, o susirinkimo metu tik tvirtinti arba ne;
  • Užrakink patalpą: negali būti jokių vėluojančių pasiaiškinimų. Gali būti tik nedalyvauvusių pasiaiškinimai;
  • Atimk žaislus: mobilius telefonus, kompiuterius, kavos aparatus (palik tik vandenį)…;
  • Operatyviai po susirinkimo paruošk ir išsiuntinėk susirinkimo protokolą su terminais ir atsakingais.

 

Juodosios technologijos:

 

Labai dažnai tie, kas užduoda daug klausimų, prieš susirinkimą būna nepasiruošęs. Ypač tuo naudojasi įmonių vadovai. Jie tik susirinkimo metu bando išsiaiškinti reikalo esmę.

Atsakingi asmenys, norintys nukreipti dėmesį nuo savo klausimo, pradeda kabinėtis prie smulkmenų. Pvz., gamybos vadovas vagia kitų laiką priekabiaudamas prie buhalterijos kaštų, kai jo sandėliuose trūkumai furomis;

Kai kurių padalinių vadovai gali dažnai kviesti pasitarimu tikslu parodyti savo reikšmingumą. Pvz., sumažėjus pardavimams marketingo vadovas daro po du savo skyriaus susirinkimus per dieną, nors jų metu aptarinėjami eiliniai rutininiai klausimai, kuriems nereikia jokio susirinkimo. Bet prieš aukščiau stovinčią valdžią toks skyrius atrodys daug dirbantis ir reikšmingas.

 

Taisyklės:

 

Auksinė dalykinio bendradarbiavimo taisyklė:

Prieš tardamiesi, susitarkite, dėl ko tarsitės.

Antroji auksinė dalykinio bendradarbiavimo taisyklė:

Susitarimas dėl nepritarimo dažnai būna pats vertingiausias susitarimas.

Todėl trečioji auksinė taisyklė taikoma susirinkimo iniciatoriui:

Sugebėkite laiku perduoti iniciatyvą, mokėkite klausytis ir išgirsti.

 

Taisyklių šaltinis:
http://www.ve.lt/naujienos/visuomene/psichologija/ilgas-varginantis-susirinkimas-kaip-to-isvengti/

Palikti atsakymą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *